Freitag, 16. August 2013

So funktioniert der FTP-Versand mit dem spratshop

spratshop kombiniert die Vorteile eines FTP-Servers mit den Vorzügen eines browserbasierten Internet-Bildarchivs zu einer einzigen Anwendung. Er ist daher optimal für die Speicherung, Archivierung und Verteilung von Pressefotos geeignet.


Im folgenden werden die Werkzeuge und Besonderheiten des spratshops für Kunden, die das FTP-Versandmodul nutzen, erläutert:




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Übersicht und Inhalt:
1. Anmeldung
2. Verwaltung
2.1 Voreinstellungen
2.2 Fotograf hinzufügen und freischalten
2.3 FTP-Adressen einrichten
2.4 FTP Verteiler einrichten
3.   Bildupload
4.   Manuell Bilder per FTP verschicken
5.   Bilder automatisch mit Verteilerlisten verschicken
6.   Kontrolle

Zunächst geben Sie in Ihren Webbrowser die Internetadresse oder auch URL Ihres spratshops ein. Sie sehen folgenden Rohling der Startseite. Im folgenden wird schrittweise beschrieben, wie Sie die Funktionen unseres FTP-Versands anpassen und nutzen.




1. Anmeldung
Nachdem Sie Ihren spratshop registriert haben, sollten Sie eine Email mit einem automatisch generierten Passwort erhalten haben. Mit Ihrer angegebenen Email-Adresse und dem Passwort melden Sie sich bitte zunächst in Ihrem spratshop an. Klicken Sie auf “Anmelden” oben rechts.
Es erscheint das folgende Fenster:

:


Bitte die Login-Daten eingeben und auf “Anmelden” klicken. Danach sind Sie mit Ihrem
Administrator-Account eingeloggt. Sie sollten aus Sicherheitsgründen das automatisch generierte Passwort durch Ihr Eigenes ersetzen. Dazu klicken Sie auf den mittleren Link zwischen Hilfe und Abmelden.










Anschließend sehen Sie folgendes Fenster mit den Kundendaten. Dort können Sie das Passwort ändern.

 



2. Verwaltung
Klicken Sie auf Verwaltung unten rechts. Es erscheint eine weitere Linkleiste im oberen Bereich mit dem hervorgehobenen Link “Subdomain”.






2.1 Subdomain konfigurieren
Hier haben Sie folgende Möglichkeiten, die Seite nach ihrem Bedarf anzupassen:


2.1.1 Agenturname festlegen
Hier tragen Sie Ihren Agenturnamen ein (nicht die Subdomain, die ist nicht mehr veränderbar). Der eingetragene Name wird auch dazu verwendet, um die IPTC-Daten zu überschreiben (siehe auch Bildnachweis und IPTC, Level 2).



2.1.3 Kontaktfelder für die Impressumsangaben
Hier werden Ihre Kontaktdaten, Ihre Impressums-Pflichtangaben sowie Ihre AGB (Allgemeinen Geschäftsbedingungen) hinterlegt. Nachdem Sie die Eingaben gespeichert haben, klicken Sie auf Kontakt oder Impressum, um die Einträge zu kontrollieren...


2.1.4 Profi-Einstellungen
Hier deaktivieren Sie Ansichten Ihres spratshops, legen fest, wer Ihre Bilder sehen darf und wie die IPTC-Daten behandelt werden. 
  



2.1.5 Deaktivierte Funktionen
In dieses Feld werden bei Bedarf Zeichen als Abkürzungen für bestimmte Ansichten, die Sie deaktivieren möchten, eingetragen.
f = Frontpage = Startseite
e = Events = Termine
p = Portfolio
d.h. wenn im Textfeld „fpe“ eingetragen wird, wird Startseite, Portfolio und Termine ausgeblendet. Die Startseite leitet dann weiter auf "neueste Bilder". Ist die Box leer, wird alles angezeigt.


2.1.6 Sicherheitsstufe
In diesem Auswahlmenü wird festgelegt, was Ihre Kunden dürfen.
0 = Jeder darf alles frei herunterladen, für z.B. PR-Bilder, die frei verfügbar sein sollen.
1 = Suchen darf jeder, aber herunterladen dürfen nur registrierte Kunden (voreingestellt).
2 = Nur registrierte Kunden dürfen Suchen und herunterladen. 




2.1.7 Bildnachweis und IPTC
Mit diesem Auswahlfeld wird eingestellt, wie die im Bild enthaltenen IPTC-Daten behandelt werden. Es gibt insgesamt 4 Level:



0 = Die IPTC-Daten werden nur ausgelesen, die angezeigten Metadaten im spratshop werden auf den neuesten Stand gebracht. Die Metadaten des Originals-JPG werden nicht verändert. Insbesondere mit älteren JPG-Bildern können deswegen möglicherweise Unterschiede zwischen den angezeigten Metadaten in der Datenbank und den Metadaten der Originaldateien auftreten.


1 =  Dagegen werden bei Level 1 die IPTC-Daten auch im Originaldatensatz durch die Daten des neuesten IPTC-Standards überschrieben, aber inhaltlich vollständig erhalten.


2 = Ist wie Level 1, zusätzlich wird der Bildnachweis im Level 2 mit dem Namen Ihrer Agentur überschrieben. Das Feld, was dazu in die IPTC-Daten übernommen wird, ist in der Abbildung mit einem roten Pfeil markiert. Es befindet sich ganz oben auf der Subdoman-Seite (siehe 2.1.1 Agenturname festlegen).



3 = Ist wie Level 2, zusätzlich wird der Bildnachweis im Level 3 mit dem Namen des Fotografen überschrieben. Das Formularfeld, was dazu in die IPTC-Daten übernommen wird, ist in der Abbildung wieder mit einem roten Pfeil markiert. Sie finden es bei den Kundendaten wenn Sie auf den mittleren Link zwischen Hilfe und Abmelden klicken.


 

 



ACHTUNG! Alle Anpassungen, die Sie auf der „subdomain“-Konfigurationsseite vornehmen, müssen unten auf der Seite gespeichert werden, bevor sie wirksam werden. Bitte beachten Sie auch, dass diese Einstellungen nicht rückwirkend auf bereits in die Bilddatenbank hochgeladene Bilddaten gelten.


2.2 Neue Fotografen anlegen und freischalten


Zunächst klicken Sie auf Verwaltung, dann “Neue Benutzer”. Beim Anlegen von neuen Fotografen ist folgendes zu beachten:


Die Email-Adresse wird sowohl für Login als auch für die FTP-Daten als Passwort genutzt. Wenn ein Fotograf die E-Mail-Adresse in seinen Account-Daten ändert, wird auch das Passwort der FTP-Zugangsdaten geändert. Diese Anpassung muss manuell auch in den Einstellungen des FTP-Clients des Fotografen erfolgen. Die beiden Formularfelder von Name des Fotografen werden auch für die IPTC-Daten im Level 3 verwendet.



Das Häkchen für den Fotografenstatus muss gesetzt werden und wenn der Fotograf keinen Downloadstatus haben soll, muss das entsprechende Häkchen entfernt werden. Außerdem hat man unten die Möglichkeit, eine Begrüßungsmail an den neuen Fotografen zu schicken. Nachdem alle Einstellungen vorgenommen wurden, auf “Benutzer anlegen” klicken.


Sie können die Daten unter “Benutzer” einsehen und bearbeiten sowie zusätzlich die manuelle Bildfreigabe für externe Fotografen für den automatischen Versand aktivieren.


Dadurch wird die automatische Weiterleitung um bis zu 60 Minuten verzögert, um Ihnen als Administrator Ihres spratshops die Möglichkeit zu geben, die Bilder zu überprüfen und den Versand gegebenenfalls abzubrechen.



Achtung! Wird ein Fotograf gelöscht, werden auch seine Bilder unwiderruflich aus der Datenbank gelöscht.




2.3 FTP-Adressen einrichten
Sie klicken auf Verwaltung, anschließend wählen Sie den Button FTP-Server und tragen dort die FTP-Adressen ein, an die Sie verteilen möchten. Wenn Sie alles gespeichert und abgelegt haben, ist schon der größte Teil der Arbeit erledigt. Sie können auch ganz einfach FTP-Daten editieren, indem Sie auf das zu ändernde Feld klicken und es überschreiben. Die Speicherung erfolgt automatisch. 

 



2.4 FTP-Verteiler einrichten
Sie klicken auf “Verwaltung”, anschließend klicken Sie auf “FTP-Verteiler”. Dort legen Sie dann in zwei Schritten eine neue Verteilerliste an. 



Im ersten Schritt brauchen Sie nur eine Bezeichnung, also einen Titel für Ihren Verteiler sowie einen Ordnernamen anzugeben, der als Pfad für den Upload dient.



Nachdem Sie den Verteiler gespeichert haben, wird er als Eintrag mit dem vergebenen Titel sichtbar, Sie klicken jetzt im zweiten Schritt auf “Bearbeiten” Ihres Verteilers.




In dem sich öffnenden Fenster können Sie jetzt ganz einfach die zuvor eingetragenen FTP-Server durch Anklicken Ihrem Verteiler zuordnen. Sie wandern dann in die untere Box und werden in der oberen grün angezeigt. Sie können natürlich verschiedene Ordner, sprich verschiedene Verteilerlisten anlegen, um Ihre Kollegen in den Redaktionen optimal mit Bildmaterial zu versorgen. Die Verteilerlisten können sowohl für den manuellen Versand als auch den automatischen Versand genutzt werden.



3. Bilder hochladen


Ihre FTP-Adresse für Ihren spratshop, um Bilder von Ihrem Rechner hochzuladen, finden Sie unten links unter Bild-Upload. Dafür empfehlen wir einen FTP-Client, wie z.B. Fetch oder Filezilla, insbesondere wenn Sie viele Bilder verteilen möchten. Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, per Internetformular Bilder hochzuladen.




Wichtig ist, dass Sie nur Bilder hochladen, die im Dateinamen keine  Sonder- oder Leer- zeichen enthalten. Verzichten Sie daher auf Umlaute (ä, ü, ö) und das "ß" in den Dateinamen. Als Sonderzeichen ist in jedem Fall der Unterstrich "_" erlaubt.
Andere Satzzeichen, wie zum Beispiel ein Bindestrich "-", Klammer "( )" oder ähnliches bitte jedoch nicht verwenden. Fragezeichen "?", Sternzeichen "*" sowie das Istgleichzeichen "=" dürfen Sie auf keinen Fall in Dateinamen verwenden. Auch auf Leerzeichen sollten Sie unbedingt verzichten!



Sie können den Upload-Status neu eingespielter Bilder überprüfen, in dem Sie auf den Link zwischen Bildupload und High-Res Versand unten klicken. Es werden jedoch keine Uploads erfasst, die über Verteilerlisten erfolgen.


Wenn Sie als Agentur mehrere Fotografen haben, finden Sie deren FTP-Daten unter “Verwaltung”, “Benutzer” und klicken dann auf “Bearbeiten” in der zugehörigen Zeile des Fotografen. Dabei sind die Wechselwirkungen, die schon unter (2.2 Fotografen anlegen und freischalten”) zu beachten, insbesondere die Aktivierung der Bildfreigabe für Fotografen. 

 



4.   Manuell Bilder per FTP verschicken
Als Administrator Ihres spratshops können Sie ganz einfach bereits hochgeladene Bilder an externe Server per FTP versenden. Nachdem Sie sich auf Ihrem spratshop angemeldet haben, wählen Sie per Häkchen die Bilder aus und klicken oben in der Arbeitsleiste ausgewählte Bilder “ per FTP versenden.




Es öffnet sich ein weiteres Fenster. Dort können Sie dann die FTP-Adressen anklicken, an die die Bildauswahl gesendet werden soll. Diese werden dann grün angezeigt und landen unten in der Auswahlbox. Wurde eine FTP-Adresse versehentlich angewählt, wird sie durch Anklicken in der unteren Auswahlbox wieder entfernt. Zuvor können Sie Ihre FTP-Verteiler zur Eingrenzung nutzen. Damit keine Bilder doppelt verschickt werden, sollte nach dem Versand die Bildauswahl zurückgesetzt werden. Das passiert automatisch, wenn das Optionsfeld unten links in dem Fenster aktiviert ist.









5.   Bilder automatisch mit Verteilerlisten verschicken
Wie zuvor bereits beschrieben, ist für jede FTP-Verteilerliste im FTP-Zugang jeweils ein Ordner sichtbar. Lädt ein Fotograf seine Bilder in diesen Ordner hoch, so wird das Bild automatisch an die entsprechenden in dem Ordner hinterlegten FTP-Adressen weitergeleitet. Haben Sie die Bildfreigabe für Fotografen aktiviert, können Sie den automatischen Versand innerhalb des voreingestellten Verzögerungszeitraums noch abbrechen.

Wer mit dem spratshop nur Bilder per FTP versendet und die Bilder nicht in der Datenbank behalten möchte, für den gibt es jetzt den Direktversand-Modus. Die Bilder werden dann nach dem Versand automatisch gelöscht und bleiben nicht im spratshop liegen. Der Versand in diesem Modus erfolgt ohne das Neu-Schreiben der IPTC-Daten und ohne Erstellen der  Thumbnails. Als Resultat ist der Direktversand-Modus sogar noch 0.5 - 1 Sekunde schneller als der "normale" FTP-Versand.



6. Kontrolle
Damit Sie auch wissen, ob Ihre Bilder angekommen sind, werden Ihre Versandaktivitäten protokolliert. Zu den Protokoll-Listen gelangen Sie über die Links HiRes-Versand und Downloadliste, Zwischen diesen beiden Links haben Sie einen Echtzeitzähler über Ihre Versandaktivitäten.




Klicken Sie auf HiRes-Versand, um den Stand Ihres FTP-Versands abzufragen..




Um den aktuellen Stand zu erhalten, klicken Sie auf “Aktualisieren”. Um ältere Versand-  vorgänge auszublenden, klicken Sie auf “Datensätze archivieren”. Sie bleiben aber über die Downloadliste nachvollziehbar. Erfolgreiche Versandvorgänge sind grün hinterlegt, nicht erfolgreiche rot und Versandvorgänge in Bearbeitung sind grau. Einzelheiten werden für jeden Versandjob beim FTP-Versand in einer Log-Datei hinterlegt und sind über den entsprechenden Link abrufbar. Hieraus kann man gegebenenfalls Ursachen für gescheiterte Versandvorgänge entnehmen. Nach Behebung der Fehler-Ursache können gescheiterte, noch nicht archivierte Versandvorgänge durch Klick auf den entsprechenden Link wiederholt werden.




Rechts daneben (durch einen roten Pfeil markiert) gelangt man zur manuellen Bildfreigabe, wenn diese bei einem externen Fotografen beim automatischen Versand über Verteiler aktiviert wurde. Hier können Sie jedes einzelne Bild freigeben oder den Bildversand abbrechen.



Für bereits archivierten Bildversand haben wir die Downloadliste, die unten in der Admin-Menüleiste finden.





Hier finden Sie chronologisch sortiert alle von Ihrem spratshop abgehenden Bildtransfers, neben FTP- Versand auch E-Mails und Downloads. Sie können sich alles in einer Liste oder getrennt nach Transferart anzeigen lassen. Außerdem können Sie auf diesem Wege eine Bildauswahl, die Sie früher schon einmal verschickt hatten, wieder aufrufen. Wenn eine Auswahl beispielsweise beim Kunden verloren gegangen ist, kann sie so sehr unkompliziert noch mal geschickt werden. Achtung! Die Einträge mit den Dateinamen werden aus den Listen entfernt, sofern auch die Bilder gelöscht werden.




Probleme beim FTP-Versand


Es kann immer wieder vorkommen, dass die Bildübertragung per FTP scheitert. Im folgenden werden  mögliche Ursachen und deren Behebung aufgezeigt.

 


1. Sie gehen auf die FTP-Versandliste und klicken rechts oben "nur gescheiterte Anzeigen" an. (Bild "checkbox gescheitert").




2. Dann klicken Sie bei einem der gescheiterten Versandvorgänge in der Zeile rechts auf "Logdatei". Es öffnet sich ein neues Fenster (Bild "ftp log").



3. Im neuen Fenster wählen Sie oben die fehlerhafte Übertragung aus, also die mit (Fehler) neben dem Dateinamen.


 


4. Nun sehen Sie den FTP Log. Im Log schauen Sie immer zuerst ganz nach unten, denn das ist der letzte Versuch. Dort sehen Sie:


"Temporary hidden file /0000000.jpg. already exists"


Offensichtlich ist also auf dem empfangenden FTP-Server schon eine temporäre Datei für diesen Upload vorhanden. Die genauen Fehler-Nachrichten variieren von Server zu Server, aber dass ein vorheriger Upload-Versuch nicht korrekt aufgeräumt wurde, ist ein Klassiker. Üblicherweise ist das ein Konfigurations-Fehler beim empfangenden Server, an dem wir von unserer Seite also nichts ändern können. Es lohnt sich aber auf jeden Fall, dann noch einmal ganz nach oben zu gucken, wie denn der erste Upload-Versuch abgelaufen ist.

Ich suche also oben nach PASV und STOR, zwischen diesen beiden Befehlen immer die Verbindung aufgebaut wird. Dort sehe ich "[Replacing site local address 10.10.75.16 with 195.39.235.121]". Das bedeutet, dass der empfangende Server seine eigene IP falsch berichtet. Auch das ist ein klassischer Konfigurations-Fehler. Und in diesem Fall ist das der Grund, warum immer der erste Transfer schief geht: Der Server liefert eine falsche IP-Adresse zurück. Bei der nächsten Datei weiß der spratshop dann schon, dass die IP-Adresse Unfug ist, und kann sie ignorieren. Deswegen gibt es das Problem nur bei genau einer Datei.

Weitere Fehlerursachen:


Ein Leerzeichen am Ende des Ordnernamens kann dazu führen, dass einige Empfänger den Pfad verweigern. Generell lassen sich solche Probleme erkennen, indem man auf die STOR Zeile schaut. Wenn hier "access denied" oder "quota" steht, dann sind die Server gerade sehr stark beansprucht. Das Problem kommt selten vor und meist regelt es sich von allein. Sagt er danach etwas von "file does not exist" oder "no such ...", dann ist der Ordner-Pfad falsch oder wir haben nicht die Rechte, ihn zu erstellen.


> STOR /insight_media/IMXXXYYYY.jpg
< 553-Can't open that file: No such file or directory


In der Folge haben die Empfänger-Server den Ordnernamen verweigert.

Derlei Fehler lassen sich leider nicht komplett automatisch korrigieren, denn manche Kunden wollen gerne Ordner mit echten Leerzeichen versenden und haben den empfangenden Server so konfiguriert, dass es erlaubt ist. Wir können auch nicht einfach Zeichen herausfiltern, denn einige versenden mit UTF-8 Ordnernamen (z.B. japanische Beschriftung). Also weder automatisch die Leerzeichen entfernen, noch automatisch nicht-ASCII-Zeichen löschen/verändern sind in diesem Falle angezeigt. Daher appelieren wir noch einmal an Sie, liebe spratshop-Kunden, solche Restriktionen zu beachten.

Die meisten Konfigurations-Fehler kann der spratshop mittlerweile tolerieren und umgehen, aber bei einer falschen IP haben wir auch hier leider keine Chance. Um das Problem ein für alle mal zu beheben und auch den anderen Agenturen das Leben einfacher zu machen, schlagen wir vor, den Server-Administratoren Bescheid zu sagen, dass ihr Server fälschlicherweise als IP 10.10.75.16 auf den PASV-Befehl antwortet anstelle der korrekten IP (vermutlich 195.39.235.121). Das die Wiederholung dann nicht klappt liegt daran, dass der Server die unvollständig hochgeladene Datei nicht richtig aufräumt. Auch das sollten die Administratoren auf der Empfängerseite leicht beheben können, dass die Datei z.B. nach 5 oder 10 Minuten gelöscht wird, so dass der spratshop dann beim 2. Versuch die Datei hochladen kann.

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